Técnicas
Os métodos funcionam como sistemas abrangentes. Mas a operacionalização pode adquirir maior efetividade quando adotamos estratégias para a execução das etapas do sistema.
Parte de nossa dificuldade na hora de servir envolve a ausência de planejamento e visão clara, e, como vivemos em uma era com excesso de informações, a gestão de nossa atenção (foco) tornou-se cada vez mais difícil. Por isso, técnicas que facilitem o planejamento e o foco são dádivas preciosas para a produtividade redimida.
A primeira técnica que nos ajuda no planejamento é proposta por Geronimo Theml no livro Produtividade para quem quer tempo . Ele a chama de DRD (sigla para Descarregar, Reunir e Distribuir). Seu foco é o planejamento semanal, mas as possibilidades de aplicação são diversas. E, como o termo diz, trata-se de três etapas básicas. Em primeiro lugar, fazemos o “descarrego” (com o perdão do trocadilho). Pegamos uma folha em branco e listamos todas as nossas demandas. Anote tudo o que puder. Depois passaremos ao momento de reunir. Aqui, percebemos pontos de identificação entre as diferentes demandas e as reunimos em blocos maiores, ou categorias próprias. Por fim, distribuímos as demandas em um plano semanal, pegando outra folha e traçando uma tabela com os dias da semana e os turnos em que pretendemos trabalhar.
Imagine que, em sua folha em branco, você anotou demandas como: comprar pão, levar o cachorro para passear, reunir-se com o chefe, preparar a apresentação do departamento, abastecer o carro, levar a esposa para jantar fora, ensaiar com a equipe de música da igreja, enviar e-mail ao fornecedor, trocar a lâmpada do banheiro. Com essa lista em mãos, você perceberá áreas comuns — casa, família, igreja e trabalho — e reunirá suas tarefas por categorias. Agora, olhando para a semana seguinte, você decidirá quando executará cada tarefa. Por exemplo, na segunda pela manhã, você cuidará das demandas da casa, trocando a lâmpada e levando o cachorro para passear. Na terça à tarde, lidará com algumas demandas do trabalho, como o e-mail a ser enviado ao fornecedor e a reunião com o chefe (obviamente, seu horário de trabalho deve ser todos os dias por algumas horas, mas entenda que estou apenas ilustrando o ponto). Na quarta à noite, você cuidará das demandas da igreja, como, por exemplo, o ensaio da equipe de música (ou alguma outra atividade relacionada). Na quinta à noite, você lidará com a demanda da família, levando sua esposa para jantar fora. Ter esse plano em mãos no fim da semana anterior ou no início da semana em curso permitirá maiores clareza e intencionalidade na caminhada, reduzindo a confusão, a ansiedade e a procrastinação.
Mas o problema do foco persiste. Eu sou a prova viva disso. O excesso de estímulos tem contribuído, de forma significativa, para a sobrecarga do “espaço atencional”, como descreve Chris Bailey (Hiperfoco), e por isso estamos cada vez mais distraídos e com menor capacidade de concentração. Bailey afirma que nossa mente acaba por divagar em 47% do tempo. Isso significa que praticamente metade do nosso tempo de trabalho é prejudicada por distrações que vêm de fora ou por distrações autoimpostas. Ele registra, com base nessa pesquisa, que, quando estamos trabalhando ao computador, só conseguiremos nos concentrar por quarenta segundos até sermos distraídos.
Independentemente dos livros e estudos, olhe para a realidade ingênua (como diria Dooyeweerd): quantas vezes você começou tarefas, ficou disperso com diferentes notificações no celular, passou para as redes sociais e seguiu para outras tarefas insignificantes, de modo que terminou o dia cansado por ter corrido muito, mas sem ter realizado nada concreto?
A pergunta é: Como podemos crescer na gestão de nossa atenção? Como podemos permanecer focalizados nesse cenário?
Existem diversas estratégias. Limpar o ambiente de trabalho, para ter o mínimo de estímulo visual, ajuda. Desativar todas as notificações, mantendo o celular fisicamente distante de você, também ajuda. Mas eu me comprometi a apresentar outra técnica, que, de certa maneira, é uma variante da proposta de hiperfoco do Chris Bailey. Porém, a técnica é mais modesta e recebe o simples nome de “pomodoro”.
A história do nome é inusitada, pois o método nada tem a ver com molho ou tomate. Ou quase nada. Você já viu aqueles pequenos timers de cozinha? Eles têm diferentes formatos, sempre nos remetendo a algo da própria cozinha. O nome da técnica vem de um timer de cozinha que tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano).
O princípio do método pomodoro é simples: trabalhar sem previsões ou intencionalidade nos deixa mais propensos às distrações. Não respeitamos os limites de nossa mente e, assim, ficamos longas horas, porém de forma improdutiva, transitando entre diferentes tarefas ou distrações. Melhor seria se limitássemos o tempo de concentração a um período definido e comprometido, no qual nada mais ocuparia nosso “espaço atencional” e, depois desse período, reservaríamos um intervalo para descansar a mente.
O pomodoro clássico trabalha com blocos de 25 minutos de concentração e cinco de relaxamento. Faríamos isso por quatro vezes, com um intervalo maior da última vez, de dez a 15 minutos. Imagine que você tenha um livro para ler. Você passa uma manhã inteira com o livro nas mãos. Começa às oito da manhã, lê dez páginas e sofre a primeira interrupção, que vem do seu celular. Recebe a notificação da mensagem de um amigo, então faz uma pausa para responder. Aproveita e olha as mensagens de seus diversos grupos, respondendo a outros amigos — e já despendeu algo em torno de 15 a vinte minutos. Como o celular facilita tudo, você já clica no botão ao lado e abre o Instagram. Então, você passa mais vinte minutos nessa rede social, visualizando, curtindo e comentando fotos e vídeos. Em seguida, você se lembra da sua tarefa. Já são 8h50min. Lê mais dez páginas e recebe uma nova notificação, agora em seu e-mail. Aproveita para dar uma olhada na caixa de entrada dos e-mails, e o ciclo se repete. Mais trinta a quarenta minutos são perdidos, e você atinge, às 9h50min, vinte páginas. Nesse ritmo, você terá lido, até a hora do almoço, cerca de quarenta páginas. Quase quatro horas para ler quarenta páginas, em um ritmo de uma página por minuto com incontáveis interrupções.
Agora, visualize o mesmo projeto aplicando o pomodoro. Você se prepara para 25 minutos de foco total. Desativa as notificações e coloca o celular longe de você. Então, lê atentamente no primeiro pomodoro. Se o ritmo se mantiver — cerca de uma página por minuto —, no primeiro bloco você já terá lido 25 páginas. Então, o cronômetro dá o sinal e você para por cinco minutos. Estica as pernas, bebe água… respira. Prepara-se para mais 25 minutos. O cronômetro dá o sinal e você segue para mais um pomodoro focado. Você sabe que é um tempo limitado, e você teve um período de recuperação. Você sabe que uma única tarefa importa agora. Então, consegue caminhar melhor. Conclui o segundo bloco com a leitura de cinquenta páginas no total. Em uma hora, você terá lido mais do que em quatro horas de trabalho disperso. Ainda poderia relaxar mais cinco minutos e voltar para o terceiro pomodoro, atingindo 75 páginas, relaxando mais cinco minutos e chegando ao último pomodoro, no qual concluiria cem páginas. Agora você teria um intervalo de 15 minutos, no qual pode olhar o celular e mexer nas redes. Você conseguiu!
É claro que o papel aceita mais do que a realidade. Mas a técnica do pomodoro tem sido transformadora na vida de muitas pessoas, inclusive na minha. Entre 2013 e 2014, passei muito tempo perdido na escrita de minha dissertação e, quando adotei o método pomodoro, meu ritmo de escrita foi outro. Passei a adotar essa técnica para quase tudo. Agora mesmo, enquanto escrevo esta obra, a técnica do pomodoro está presente.
O DRD e o pomodoro podem transformar sua semana e seu dia. Faça o teste.
O artigo acima é um trecho adaptado com permissão do livro Produtividade redimida, de Allen Porto, Editora Fiel (em breve).
